In vielen Unternehmen liegen die benötigten Produkt-, Material-, Auftrags- und Logistikdaten bereits in SAP. Müssen diese Informationen für den Etikettendruck manuell übertragen werden, entstehen zusätzliche Arbeitsschritte und vermeidbare Fehlerquellen. Eine Verbindung zwischen SAP und Loftware ermöglicht es, freigegebene Daten automatisiert für die Erstellung und Ausgabe von Etiketten zu verwenden.
SAP bleibt dabei das führende System für Stamm- und Prozessdaten. Loftware übernimmt die Gestaltung, Verwaltung und regelbasierte Ausgabe der Etiketten. Auf diese Weise können Produktetiketten, Versandetiketten, Barcode-Etiketten und industrielle Kennzeichnungen direkt aus den jeweiligen Geschäftsprozessen heraus erzeugt werden.
Loftware bietet Integrationen für unterschiedliche SAP-Landschaften, darunter SAP ECC, SAP S/4HANA sowie cloudbasierte Szenarien mit SAP BTP und SAP S/4HANA Cloud. Welche technische Lösung geeignet ist, hängt von der vorhandenen Systemlandschaft, den Druckprozessen und den betrieblichen Anforderungen ab.
Was bedeutet integrierter Etikettendruck?
Bei einem integrierten Etikettendruck werden die benötigten Inhalte nicht für jeden Druckauftrag manuell in eine separate Software eingegeben. Stattdessen übermittelt SAP die relevanten Daten an die Etikettensoftware.
Abhängig vom jeweiligen Prozess können dazu gehören:
- Materialnummern
- Produktbezeichnungen
- Artikelnummern
- Chargennummern
- Seriennummern
- Produktionsdaten
- Mindesthaltbarkeitsdaten
- Mengenangaben
- Lagerorte
- Kundeninformationen
- Lieferadressen
- Gefahrstoffangaben
- Barcodes und 2D-Codes
- sprach- oder länderspezifische Inhalte
Loftware verarbeitet diese Daten anhand definierter Vorlagen und Regeln. Anschließend wird das passende Etikett auf dem vorgesehenen Drucksystem ausgegeben.
Welche Aufgabe übernimmt SAP?
SAP bildet die geschäftlichen und logistischen Prozesse eines Unternehmens ab. Dort befinden sich häufig die freigegebenen Informationen, die auf einem Etikett erscheinen müssen.
Ein Druckauftrag kann beispielsweise ausgelöst werden:
- beim Anlegen oder Freigeben eines Produktionsauftrags
- nach Abschluss eines Fertigungsschrittes
- bei der Warenvereinnahmung
- während der Kommissionierung
- bei der Verpackung
- beim Erstellen einer Lieferung
- beim Warenausgang
- beim Nachdruck eines beschädigten Etiketts
- bei einer Qualitätsprüfung
SAP unterstützt je nach eingesetztem Modul und Anwendung sowohl manuelle als auch automatische Druckanforderungen. Die genaue Umsetzung richtet sich nach der vorhandenen SAP-Landschaft und dem jeweiligen Geschäftsprozess.
Welche Aufgabe übernimmt Loftware?
Loftware stellt die Funktionen für die Gestaltung, Verwaltung und Ausgabe der Etiketten bereit. Die Etikettenvorlagen können unabhängig von den eigentlichen SAP-Masken aufgebaut und gepflegt werden.
Typische Aufgaben von Loftware sind:
- Etikettenlayouts gestalten
- SAP-Daten in Vorlagen einfügen
- Barcodes und 2D-Codes erzeugen
- Drucker regelbasiert auswählen
- Etikettenvarianten automatisch bestimmen
- länder- und kundenspezifische Inhalte steuern
- Druckaufträge verarbeiten
- Vorlagen zentral bereitstellen
- Zugriffsrechte verwalten
- Änderungen nachvollziehbar dokumentieren
- Druckprozesse über mehrere Standorte standardisieren
Die Software kann Druckanforderungen aus SAP empfangen, die erforderlichen Daten verarbeiten und das passende Etikett an den vorgesehenen Drucker senden. Für SAP BTP und SAP S/4HANA Cloud Public Edition stellt Loftware eine eigene Integrationskomponente zur Verarbeitung von Etikettendruckaufträgen bereit.
So funktioniert der Etikettendruck mit SAP und Loftware
Der konkrete Ablauf kann je nach Unternehmen und Systemlandschaft unterschiedlich sein. Ein typischer Prozess besteht aus den folgenden Schritten:
1. Druckrelevantes Ereignis in SAP
Ein Mitarbeiter schließt beispielsweise einen Produktionsauftrag ab, verbucht einen Wareneingang oder erstellt eine Lieferung. Dieser Vorgang löst die Anforderung für ein Etikett aus.
2. Übergabe der Daten
SAP stellt die benötigten Stamm-, Auftrags- oder Bewegungsdaten bereit. Dazu können Artikelnummer, Charge, Menge, Kunde, Lieferadresse und weitere Informationen gehören.
3. Auswahl der passenden Vorlage
Loftware ermittelt anhand definierter Regeln, welches Etikettenlayout verwendet werden soll. Kriterien können Produktgruppe, Werk, Kunde, Land, Sprache oder Verpackungsart sein.
4. Aufbereitung des Etiketts
Die übermittelten Daten werden in die freigegebene Vorlage eingesetzt. Barcodes, QR-Codes oder DataMatrix-Codes können aus den jeweiligen Daten automatisch erzeugt werden.
5. Auswahl des Druckers
Der Druckauftrag wird an das vorgesehene Ausgabegerät gesendet. Die Druckerzuordnung kann beispielsweise vom Werk, Arbeitsplatz, Lagerbereich oder angemeldeten Benutzer abhängen.
6. Ausgabe und Rückmeldung
Das Etikett wird gedruckt. Abhängig von der Integration und Konfiguration können Statusinformationen oder Fehlermeldungen an die beteiligten Systeme zurückgegeben werden.
Vorteile der Verbindung von SAP und Loftware
Eine integrierte Lösung kann den Etikettendruck wesentlich vereinheitlichen und manuelle Tätigkeiten reduzieren.
Weniger manuelle Dateneingaben
Informationen müssen nicht mehrfach erfasst oder aus SAP in eine separate Druckmaske übertragen werden. Dadurch sinkt das Risiko von Tippfehlern, Zahlendrehern und veralteten Angaben.
Einheitliche Datenbasis
Die Etiketten verwenden freigegebene Daten aus den angebundenen Geschäftsprozessen. Änderungen an Material-, Kunden- oder Auftragsinformationen können dadurch kontrolliert in den Kennzeichnungsprozess einfließen.
Zentrale Verwaltung der Vorlagen
Etikettenlayouts lassen sich zentral pflegen und für mehrere Arbeitsplätze oder Standorte bereitstellen. Das erleichtert die Einführung einheitlicher Gestaltungs- und Kennzeichnungsstandards.
Automatische Auswahl der Etikettenvariante
Anstatt für jede Abweichung eine eigene Vorlage anzulegen, können intelligente Vorlagen mit Regeln kombiniert werden. Sprache, Kunde, Werk, Produkt oder Zielmarkt bestimmen dann automatisch die benötigten Inhalte.
Schnellere Änderungen
Änderungen am Layout können in der Etikettensoftware erfolgen, ohne dass jede Anpassung unmittelbar eine Änderung des zugrunde liegenden SAP-Prozesses erfordert. Die konkrete Freigabe und technische Umsetzung muss dennoch zum internen Änderungsmanagement passen.
Standortübergreifende Prozesse
Unternehmen mit mehreren Werken, Lagern oder Versandstandorten können Vorlagen und Drucklogik zentral organisieren. Gleichzeitig lassen sich lokale Drucker und standortspezifische Anforderungen berücksichtigen.
Welche Etiketten können aus SAP gedruckt werden?
Die Verbindung von SAP und Loftware kann für zahlreiche Kennzeichnungsaufgaben eingesetzt werden.
Typische Beispiele sind:
- Produktetiketten
- Verpackungsetiketten
- Versandetiketten
- Palettenetiketten
- Lageretiketten
- Barcode-Etiketten
- Seriennummernetiketten
- Chargenetiketten
- Typenschilder
- Bauteiletiketten
- Lebensmitteletiketten
- GHS- und Gefahrstoffetiketten
- Prüfetiketten
- Kennzeichnungen für Mehrwegbehälter
- Etiketten für medizinische oder pharmazeutische Produkte
SAP dokumentiert ebenfalls Möglichkeiten zum Druck von Versand- und Barcode-Etiketten sowie zur Nutzung externer Gestaltungsprogramme.
Barcodes und variable Daten zuverlässig ausgeben
Ein wesentlicher Vorteil der Integration liegt in der automatisierten Verarbeitung variabler Informationen. Daten müssen nicht vorab fest in das Layout eingebaut werden, sondern werden für jeden Druckauftrag aus dem jeweiligen Prozess übernommen.
Zu den häufig verwendeten variablen Elementen gehören:
- Artikel- und Materialnummern
- Chargen- und Losnummern
- Seriennummern
- Produktions- und Verfallsdaten
- Mengen und Einheiten
- Kunden- und Lieferinformationen
- lineare Barcodes
- QR-Codes
- DataMatrix-Codes
- GS1-Datenelemente
- mehrsprachige Texte
Für eine zuverlässige maschinelle Erfassung müssen nicht nur die Daten korrekt sein. Auch Etikettenmaterial, Druckauflösung, Barcode-Größe, Kontrast, Druckgeschwindigkeit und Zustand des Druckkopfes beeinflussen die Lesbarkeit.
Weniger Vorlagen durch regelbasierte Etiketten
Ohne zentrale Logik entstehen häufig zahlreiche nahezu identische Etikettenvorlagen. Bereits kleine Unterschiede bei Sprache, Kunde, Artikel oder Werk führen dann zu einer weiteren Datei. Mit steigender Variantenanzahl werden Pflege und Freigabe zunehmend aufwendig.
Regelbasierte Vorlagen können verschiedene Anforderungen innerhalb eines kontrollierten Layouts abbilden. Abhängig von den übergebenen SAP-Daten werden beispielsweise Texte, Logos, Symbole, Sprachen oder Barcodes automatisch ein- und ausgeblendet.
Dadurch lassen sich:
- redundante Vorlagen reduzieren
- Änderungen schneller umsetzen
- Gestaltungsstandards besser einhalten
- Freigaben vereinfachen
- falsche Etikettenvarianten vermeiden
- neue Produkte und Standorte leichter integrieren
Die tatsächliche Vorlagenstruktur sollte jedoch sorgfältig geplant werden. Eine zu komplexe Vorlage kann die Wartung ebenso erschweren wie eine unübersichtliche Anzahl einzelner Dateien.
Zentrale Kontrolle und nachvollziehbare Änderungen
In regulierten oder qualitätsrelevanten Bereichen ist entscheidend, wer eine Etikettenvorlage erstellt, geändert, geprüft und freigegeben hat. Eine zentrale Etikettenverwaltung kann dabei helfen, Rollen und Verantwortlichkeiten eindeutig zu organisieren.
Abhängig von der eingesetzten Loftware-Lösung und Konfiguration können unter anderem folgende Funktionen relevant sein:
- Benutzer- und Rechteverwaltung
- Versionierung von Vorlagen
- definierte Freigabeschritte
- Änderungsverfolgung
- zentrale Bereitstellung
- Trennung von Entwicklung, Test und Produktion
- kontrollierter Zugriff auf Druckfunktionen
Welche Funktionen tatsächlich benötigt werden, hängt von der Branche, den internen Qualitätsprozessen und den regulatorischen Anforderungen ab.
Cloud, On-Premises oder hybride Lösung?
Die Integration kann abhängig von der vorhandenen IT-Strategie unterschiedlich aufgebaut werden.
On-Premises
SAP, Etikettensoftware und gegebenenfalls Druckdienste werden innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur betrieben. Dieses Modell kann bei bestehenden lokalen Systemlandschaften und besonderen internen Anforderungen sinnvoll sein.
Cloud
Cloudbasierte Etikettenlösungen ermöglichen eine zentrale Bereitstellung und Verwaltung über mehrere Standorte hinweg. Loftware bietet hierfür Integrationen in SAP-basierte Cloudlandschaften an.
Hybrid
Bei einer hybriden Architektur befinden sich einzelne Komponenten in der Cloud und andere innerhalb der lokalen Infrastruktur. So können beispielsweise zentrale Vorlagen cloudbasiert verwaltet werden, während Druckdienste und Drucker lokal am Produktions- oder Lagerstandort betrieben werden.
Die geeignete Architektur richtet sich unter anderem nach SAP-Version, Netzwerk, Druckvolumen, Standortstruktur, Sicherheitsanforderungen und gewünschter Verfügbarkeit.
Was muss bei der Integration berücksichtigt werden?
Eine erfolgreiche Einführung beginnt nicht mit der Installation der Software, sondern mit einer strukturierten Aufnahme der Prozesse.
Wichtige Fragen sind:
- Welche SAP-Version und welche Module werden eingesetzt?
- Welche Vorgänge sollen einen Druckauftrag auslösen?
- Welche Daten werden für jedes Etikett benötigt?
- In welchen SAP-Feldern liegen diese Informationen?
- Welche Etikettenvarianten existieren bereits?
- Welche Barcodes und Standards müssen berücksichtigt werden?
- Welche Druckermodelle sind vorhanden?
- An welchen Standorten wird gedruckt?
- Wie werden Drucker und Arbeitsplätze zugeordnet?
- Welche Benutzer dürfen Vorlagen ändern oder freigeben?
- Müssen Druckaufträge dokumentiert werden?
- Wie werden Nachdrucke gesteuert?
- Welche Verfügbarkeit wird benötigt?
- Was geschieht bei Netzwerk- oder Systemstörungen?
Auf Grundlage dieser Informationen kann eine technisch belastbare Integrations- und Druckarchitektur entwickelt werden.
Typische Fehler bei SAP-basierten Etikettierprojekten
Probleme entstehen häufig nicht durch eine einzelne Softwarekomponente, sondern durch unklare Prozesse oder unvollständig definierte Verantwortlichkeiten.
Zu den typischen Fehlern gehören:
- Datenfelder werden nicht eindeutig zugeordnet
- veraltete oder doppelte Vorlagen bleiben bestehen
- Drucker werden ohne einheitliche Namensstruktur eingerichtet
- Etikettenänderungen erfolgen ohne geregelte Freigabe
- Nachdrucke sind nicht ausreichend kontrolliert
- Test- und Produktivumgebung werden nicht sauber getrennt
- Sonderfälle werden erst nach dem Projektstart berücksichtigt
- Material und Farbband werden nicht unter realen Bedingungen getestet
- Barcodes werden nur optisch, aber nicht technisch geprüft
- Benutzer erhalten keine ausreichende Schulung
- Ausfallszenarien werden nicht vorbereitet
Eine frühzeitige Prozessaufnahme hilft dabei, diese Risiken zu erkennen und bereits bei der Konzeption zu berücksichtigen.
Etikettenmaterial und Drucktechnik nicht vergessen
Auch eine technisch einwandfreie SAP-Loftware-Integration kann nur dann zuverlässige Ergebnisse liefern, wenn Drucker und Verbrauchsmaterialien zur Anwendung passen.
Wichtige Auswahlkriterien sind:
- Etikettenformat
- Papier- oder Folienmaterial
- Klebstoff
- Druckverfahren
- Druckauflösung
- Thermotransferfolie
- Druckgeschwindigkeit
- Temperaturbeständigkeit
- Feuchtigkeitsbeständigkeit
- Abriebfestigkeit
- Chemikalienbeständigkeit
- Barcode-Lesbarkeit
Software, Drucksystem und Etikettenmaterial sollten daher nicht getrennt voneinander betrachtet werden. Erst das abgestimmte Zusammenspiel ermöglicht einen stabilen Kennzeichnungsprozess.
So läuft ein Integrationsprojekt ab
1. Anforderungen aufnehmen
Zunächst werden SAP-Landschaft, Prozesse, Etikettenvarianten, Drucker, Standorte und Qualitätsanforderungen erfasst.
2. Daten und Abläufe analysieren
Die benötigten SAP-Datenfelder werden den jeweiligen Elementen auf dem Etikett zugeordnet. Gleichzeitig wird definiert, wodurch ein Druckauftrag ausgelöst wird.
3. Lösung konzipieren
Auf Basis der Anforderungen entsteht ein Konzept für Integration, Vorlagenverwaltung, Druckerzuordnung, Benutzerrechte und Ausfallszenarien.
4. Vorlagen entwickeln
Die benötigten Etikettenlayouts werden erstellt und mit Testdaten geprüft. Regeln für Produkte, Kunden, Länder oder Sprachen werden hinterlegt.
5. Systeme anbinden
Loftware wird mit der vorhandenen SAP-Landschaft und den vorgesehenen Drucksystemen verbunden. Die konkrete Konfiguration richtet sich nach der gewählten Architektur.
6. Prozesse testen
Druckaufträge, Datenübertragung, Vorlagenauswahl, Druckersteuerung und Fehlerfälle werden unter realistischen Bedingungen geprüft.
7. Mitarbeiter schulen
Administratoren, Vorlagenverantwortliche und Anwender erhalten eine Einweisung in die für sie relevanten Funktionen.
8. Produktivbetrieb begleiten
Nach der Freigabe wird die Lösung in den laufenden Betrieb überführt. Dokumentation und definierte Supportwege erleichtern die spätere Betreuung.
Fazit: SAP-Daten direkt für den Etikettendruck nutzen
Die Verbindung von SAP und Loftware kann manuelle Dateneingaben reduzieren, Etikettenvorlagen zentral verwalten und Druckprozesse über mehrere Arbeitsplätze oder Standorte hinweg vereinheitlichen.
SAP stellt die freigegebenen Geschäfts- und Prozessdaten bereit. Loftware verarbeitet diese Informationen anhand definierter Vorlagen und Regeln für den Etikettendruck. Entscheidend für eine zuverlässige Lösung sind jedoch nicht nur die Schnittstellen. Datenstruktur, Vorlagenlogik, Drucker, Verbrauchsmaterialien, Benutzerrechte und Qualitätsanforderungen müssen gemeinsam betrachtet werden.
Eine sorgfältig geplante Integration schafft die Grundlage für korrekte Etiketten, zuverlässige Barcodes und nachvollziehbare Kennzeichnungsprozesse.
Häufig gestellte Fragen zum Etikettendruck mit SAP und Loftware
Kann Loftware mit SAP S/4HANA verbunden werden?
Ja. Loftware bietet Integrationsmöglichkeiten für SAP-Landschaften wie SAP ECC und SAP S/4HANA sowie für cloudbasierte Szenarien mit SAP BTP und SAP S/4HANA Cloud. Die konkrete Umsetzung hängt von der vorhandenen Systemarchitektur ab.
Welche Daten können aus SAP auf ein Etikett übernommen werden?
Grundsätzlich können die für den Druck bereitgestellten Daten verwendet werden. Dazu zählen beispielsweise Materialnummern, Produktnamen, Chargen, Seriennummern, Mengen, Datumsangaben, Kundeninformationen und Versanddaten.
Können Etiketten automatisch aus SAP gedruckt werden?
Ja. Ein Druckauftrag kann abhängig von der Konfiguration durch einen definierten SAP-Prozess ausgelöst werden. Möglich sind beispielsweise Ereignisse in Produktion, Lager, Kommissionierung oder Versand.
Lassen sich Barcodes und DataMatrix-Codes erzeugen?
Ja. Aus den übergebenen Daten können lineare Barcodes, QR-Codes und DataMatrix-Codes generiert werden. Symbologie, Größe und Datenstruktur müssen zur jeweiligen Anwendung und zum vorgesehenen Standard passen.
Können mehrere Standorte dieselben Etikettenvorlagen verwenden?
Ja. Vorlagen können zentral verwaltet und für verschiedene Standorte bereitgestellt werden. Lokale Anforderungen wie Sprache, Drucker, Etikettenformat oder Kundenangaben lassen sich über Regeln berücksichtigen.
Ist eine Cloudlösung erforderlich?
Nein. Abhängig von SAP-Landschaft und IT-Strategie sind Cloud-, On-Premises- oder hybride Architekturen möglich. Die Auswahl sollte anhand der technischen und organisatorischen Anforderungen erfolgen.
Unterstützt Label Motion auch bei Druckern und Verbrauchsmaterialien?
Ja. Neben Software und Integration unterstützt Label Motion bei der Auswahl und Einrichtung geeigneter Etikettendrucker, Etikettenmaterialien, Thermotransferfarbbänder und weiterer Komponenten.
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